Proč jsem si vytvořil vlastní systém pro správu WordPress webů

Když spravujete jeden nebo dva WordPress weby, většinu důležitých věcí si ještě dokážete zapamatovat. Víte, komu web patří, kde je umístěný hosting, kdy se prodlužuje doména a co jste na webu naposledy upravovali.

Jakmile ale počet spravovaných webů začne růst na desítky a postupně se blíží ke stovce, přestávají stačit poznámky, tabulky i spoléhání na vlastní paměť.

Přibývají klienti, domény, hostingy, pravidelné platby, faktury, aktualizace, drobné úpravy a další úkoly. Každý web používá jinou kombinaci pluginů, šablon a verzí PHP. Udržet si ve všem přesný přehled začíná být stále náročnější.

Právě proto jsem si postupně vytvořil vlastní systém WEB SURAN.

Nevznikl jako jeden velký projekt

Na začátku nebyl podrobný plán ani rozhodnutí vytvořit rozsáhlý systém. Jednotlivé části vznikaly postupně podle toho, co jsem při každodenní práci skutečně potřeboval.

Když přestala stačit evidence v tabulkách, vzniklo vlastní CRM. Když začalo být neefektivní ručně kontrolovat každý WordPress web, následoval automatický monitoring. A když monitor začal přesně ukazovat, kde je potřeba zasáhnout, objevil se další logický krok – možnost provádět vybrané úkony bezpečně a centrálně.

WEB SURAN proto není jeden program ani jeden plugin. Je to soubor navazujících částí, z nichž každá řeší konkrétní problém z praxe.

CRM WEB SURAN: přehled o klientech a každodenní práci

První částí systému je vlastní CRM. Nevzniklo jako univerzální řešení pro všechny obory, ale přímo pro potřeby tvorby a dlouhodobé správy webových stránek.

Na jednom místě propojuje informace o klientech, doménách, hostinzích, provedené práci, doplňkových službách, vyúčtování a fakturaci.

Každý klient má vlastní přehled, ve kterém lze dohledat jeho weby, termíny, historii práce i vystavené faktury. Dashboard zároveň upozorňuje na blížící se expirace, naplánované kontakty nebo rozpracovanou práci.

Hlavním přínosem CRM není množství funkcí. Důležité je především propojení jednotlivých údajů a jistota, že se důležité informace neztrácejí mezi několika tabulkami a poznámkami.

Podrobněji o CRM WEB SURAN

WP Check Monitor: automatická kontrola WordPress webů

S rostoucím počtem spravovaných webů se stále více času spotřebovávalo také na jejich pravidelné kontroly.

Přihlašovat se do desítek administrací pouze proto, abych zjistil, že je vše v pořádku, nebylo efektivní. Proto vznikl WP Check Monitor.

Monitor automaticky kontroluje zařazené WordPress weby podle nastaveného harmonogramu. Kontrola může probíhat jednou nebo dvakrát denně, ale v případě potřeby také častěji.

Po dokončení systém odešle e-mailem dva dokumenty. První obsahuje rychlý souhrn nejdůležitějších výsledků. Druhý nabízí podrobný přehled každého webu, včetně verzí WordPressu, PHP, šablony, pluginů, dostupných aktualizací a administrátorských účtů.

Nemusím tedy ručně procházet jednotlivé weby. Stačí si přečíst aktuální report a věnovat pozornost pouze těm, u kterých systém zjistil změnu nebo problém.

Podrobněji o WP Check Monitoru

WEB SURAN Remote Actions: další krok ve správě webů

Monitor dokáže zjistit aktuální stav a upozornit na situaci, která vyžaduje zásah. Samotné řešení ale stále znamená otevřít konkrétní administraci a potřebný úkon provést ručně.

Proto nyní vzniká WEB SURAN Remote Actions – systém pro bezpečné a řízené provádění vybraných akcí na spravovaných WordPress webech z jednoho centrálního místa.

Tento projekt je stále ve vývoji. Už funguje bezpečná komunikace s jednotlivými weby, výběr konkrétních webů, základní ověřovací akce a přehled výsledků. Připraven je také systém pro vydávání a distribuci nových verzí vlastního pluginu.

Skutečné aktualizační a další produkční akce budou přidávány postupně. Každá musí být nejprve navržena, otestována a bezpečně ověřena.

Cílem není nechat systém bez kontroly automaticky měnit všechny weby. Správný postup je opačný: Monitor zjistí stav, správce vyhodnotí výsledky a teprve potom zvolí konkrétní akci.

Podrobněji o WEB SURAN Remote Actions

Proč nepoužívám jedno hotové řešení

Pro správu WordPress webů existuje řada komerčních systémů. Některé nabízejí monitoring, vzdálené aktualizace, zálohování nebo správu více webů z jednoho rozhraní.

Vlastní systém nevznikl proto, že by žádné jiné nástroje neexistovaly. Vznikl proto, že jsem potřeboval řešení přesně odpovídající vlastnímu způsobu práce.

CRM propojuje údaje, které potřebuji při správě klientů a vyúčtování. Monitor kontroluje přesně ty informace, které chci sledovat. Remote Actions vznikají s důrazem na bezpečnost, řízené nasazování a možnost rozhodovat o každém zásahu.

Nemusím tak přizpůsobovat své procesy univerzálnímu systému. Naopak mohu jednotlivé části rozvíjet podle toho, co se při skutečné práci ukáže jako užitečné.

Automatizace neznamená ztrátu kontroly

Automatizace má smysl hlavně u opakujících se činností. Neměla by ale znamenat, že systém provádí důležité změny bez přehledu správce.

Proto jsou jednotlivé části WEB SURAN oddělené.

• CRM uchovává a propojuje důležité informace.
• WP Check Monitor automaticky kontroluje technický stav webů.
• Remote Actions mají umožnit bezpečně provést pouze zvolený úkon.

Automatické je získávání informací, příprava reportů a opakované technické úkony. Rozhodnutí, co se má na konkrétním webu skutečně udělat, zůstává pod kontrolou správce.

Co systém přináší klientům

Klient nemusí znát názvy jednotlivých modulů ani způsob jejich technického fungování. Důležitý je praktický výsledek.

Díky vlastnímu systému mám lepší přehled o spravovaných službách, důležitých termínech a provedené práci. Weby jsou pravidelně automaticky kontrolovány a případné problémy nebo dostupné aktualizace lze odhalit bez čekání na náhodné přihlášení do administrace.

Zároveň zůstává zachována kontrola nad tím, které změny budou provedeny a na kterých webech.

Vlastní nástroje tedy nenahrazují osobní správu webu. Pomáhají ji provádět přehledněji, důsledněji a s menším množstvím rutinní práce.

Veřejná dokumentace projektu WEB SURAN

Jednotlivé části systému jsem se rozhodl představit také veřejně. Nejde o technickou dokumentaci určenou programátorům ani o nabídku systému k prodeji.

Cílem je srozumitelně ukázat, proč jednotlivé projekty vznikly, jak fungují z pohledu uživatele, v jakém jsou stavu a kam bude jejich vývoj pokračovat.

CRM WEB SURAN a WP Check Monitor jsou dokončené a dlouhodobě používané v ostrém provozu. Dokumentace WEB SURAN Remote Actions se bude průběžně doplňovat podle dokončených etap vývoje.

Kompletní přehled projektu najdete na samostatném webu:

Veřejná dokumentace projektu WEB SURAN

Systém se bude dále vyvíjet

Nemám v plánu přidávat funkce pouze proto, aby systém působil rozsáhleji. Každá nová část musí řešit konkrétní potřebu a přinášet skutečný přínos při každodenní správě webů.

CRM může v budoucnu více využívat informace z dalších modulů. Monitor může získávat nové typy kontrol a Remote Actions se budou postupně rozšiřovat o bezpečně vymezené úkony.

Pokud vznikne další samostatný modul, bude vycházet ze stejného principu jako všechny dosavadní části: nejprve reálný problém, potom návrh řešení a nakonec postupné ověření v praxi.

Shrnutí

WEB SURAN vznikal postupně při každodenní správě WordPress webů. Nejprve bylo potřeba získat přehled o klientech a souvisejících službách. Potom automatizovat pravidelné technické kontroly. Dnes vzniká další vrstva pro bezpečné a řízené vzdálené akce.

Nejde o hotový produkt vytvořený podle předem připraveného zadání. Je to dlouhodobě rozvíjený systém, který se přizpůsobuje skutečné práci a konkrétním potřebám při správě rostoucího množství webů.

Právě proto jsem se rozhodl celý projekt postupně veřejně dokumentovat a ukázat nejen výsledné funkce, ale také důvody, proč jednotlivé části vznikly.